УПРАВЛЕНИЕ ПО ГОСУДАРСТВЕННОЙ ОХРАНЕ
ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 15 февраля 2023 г. в„– 24-ОД/2023

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ПО ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Управления по государственной охране объектов культурного наследия Кабардино-Балкарской Республики (далее - Управление), совершенствования делопроизводства Управления и повышения его эффективности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении по государственной охране объектов культурного наследия Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 15 февраля 2023 г.
2. Всем структурным подразделениям и работникам Управления в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в Инструкции, с момента введения ее в действие.
3. Консультанту сектора государственных закупок, бухгалтерского учета и отчетности Бондаренко А.А. обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в структурные подразделения.
4. Контроль за исполнением требований Инструкции возложить на сектор правового обеспечения, государственной службы, кадров, противодействия коррупции и делопроизводства.
5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
О.ГОНТАРЬ





Утверждена
приказом
Управления по государственной охране
объектов культурного наследия
Кабардино-Балкарской Республики
от 15 февраля 2023 г. в„– 24-ОД/2023

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ПО ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ОХРАНЕ ОБЪЕКТОВ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении по государственной охране объектов культурного наследия Кабардино-Балкарской Республики (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 28 июня 2023 г. в„– 140-ПП "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики", законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами, а также нормативными правовыми актами Кабардино-Балкарской Республики в области архивного дела.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Управления по государственной охране объектов культурного наследия Кабардино-Балкарской Республики (далее - Управление), совершенствования делопроизводства Управления и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Управлении, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) Управления.
1.6. Требования Инструкции применяются к документации подразделений Управления в части общих принципов работы с документами, а также подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований правил делопроизводства в Управлении, возлагается на руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности.1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Управления осуществляет структурное подразделение либо ответственный за ведение делопроизводства (далее - служба делопроизводства). На основании приказа управления обязанности по ведению делопроизводства могут возлагаться на одного из государственных гражданских служащих Управления (далее - ответственное лицо).
1.10. Ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях Управления, возлагается на руководителей данных подразделений.
1.11. Служба делопроизводства Управления осуществляет свою деятельность в соответствии с положением о службе, утверждаемым руководителем Управления. Должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений Управления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.12. Сотрудники структурных подразделений Управления обеспечивают сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Сотрудники Управления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.13. Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя Управления или иного уполномоченного им лица.
1.14. Государственные служащие - сотрудники структурных подразделений Управления несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.15. На период отпуска, выезда в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы в службу делопроизводства (ответственному лицу) или другому сотруднику по указанию руководителя своего структурного подразделения (при увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи).

2. Основные понятия

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
Внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела.
Виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Временное хранение документов - хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов.
Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности Управления.
Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в Управлении.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Управление либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности Управления.
Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел Управления.
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом Управления или резолюцией.
Информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.
Классификация - систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.
Конвертирование - процесс перевода документов из одного формата в другой.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Межведомственное информационное взаимодействие - взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами.
Метаданные документов - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.
Миграция - процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Управлении, с указанием сроков их хранения.
Носитель информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
Обращение гражданина - направленные в Управление или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Управление.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в Управление и созданных им за определенный период.
Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении Управления до их передачи в соответствующий архив или уничтожения.
Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале.
Официальный сайт органа исполнительной власти (далее - официальный сайт) - сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", содержащий информацию о деятельности органа исполнительной власти, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат органу исполнительной власти. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких органов исполнительной власти.
Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.
Первичная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Управление.
Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе.
Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в Управление, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Признаки заведения дела - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
Подписание документа - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись - реквизит, представляющий собой собственноручную подпись должностного или физического лица.
Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.
Регистрационно-учетная форма - документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме.
Реквизит документа - элемент оформления документа, содержащий о нем сведения.
Реквизиты документа в МЭДО - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов.
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
Сетевой адрес - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему.
Система межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) - информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между органами исполнительной власти.
Система электронного документооборота (далее - СЭД) - система автоматизации делопроизводства и документооборота в Управлении, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.
Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства,
Ответственное лицо - лицо, на которое возложено исполнение функций по делопроизводству либо лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления.
Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный правовым актом.
Уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией).
Уничтожение - процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел.
Хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.
Электронная копия документа - копия документа, созданная в цифровой форме.
Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы Управления

3.1.1. Состав документов, образующихся в деятельности Управления, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
3.1.2. В Управлении создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
3.1.3. В СЭД Управления или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
3.1.4. СЭД Управления может поддерживать функцию создания электронных документов.
3.1.5. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.1.6. Документы Управления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

3.2. Бланки документов Управления

3.2.1. Документы Управления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 x 420 мм).
3.2.2. В Управлении бланки документов изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 г. в„– 12-РЗ "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики".
3.2.3. Образцы бланков Управления утверждаются приказом и включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.
3.2.4. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказу Управления.
3.2.5. Бланки конкретных видов документов (бланки приказа, постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3.2.6. В Управлении устанавливаются три вида бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
3.2.7. Общий бланк Управления включает реквизиты:
01 "Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики";
02 "Наименование Управления-автора документа";
10 "Место составления (издания) документа".
Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 03 "Наименование структурного подразделения - автора документа" или, соответственно, 04 "Наименование должности лица - автора документа".
Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов:
07 "Дата документа";
08 "Регистрационный номер документа";
13 "Гриф утверждения документа";
14 "Заголовок к тексту".
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
3.2.8. Бланк письма Управления включает реквизиты:
01 "Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики";
02 "Наименование Управления - автора документа";
05 "Справочные данные об органе исполнительной власти",
а также ограничительные отметки для реквизитов
07 "Дата документа";
08 "Регистрационный номер документа";
09 "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа";
14 "Заголовок к тексту";
12 "Адресат".
В бланках писем структурных подразделений Управления, дополнительно к перечисленным используется реквизит 03 "Наименование структурного подразделения - автора документа", а в бланках писем должностных лиц - реквизит 04 "Наименование должности лица - автора документа".
3.2.9. Бланк конкретного вида документа Управления, включает реквизиты:
01 "Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики";
02 "Наименование Управления - автора документа";
06 "Наименование вида документа";
10 "Место составления (издания) документа",
а также ограничительные отметки для реквизитов:
07 "Дата документа";
08 "Регистрационный номер документа";
13 "Гриф утверждения документа";
14 "Заголовок к тексту".
Если в Управлении используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 03 "Наименование структурного подразделения - автора документа", или, соответственно, - реквизит 04 "Наименование должности лица - автора документа".
3.2.10. В зависимости от компетенции Управления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
бланк приказа;
бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);
бланк письма Управления;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя Управления);
бланк письма структурного подразделения Управления;
бланк письма Управления для переписки с зарубежными корреспондентами;
бланк(и) резолюций;
бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами Управления.
3.2.11. Бланки документов Управления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением Б.1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением Б.2 к ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2.12. Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 "Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики", который располагается над реквизитом 02 "Наименование организации - автора документа", частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).
3.2.13. В Управлении официальное делопроизводство ведется на русском языке. Наряду с русским языком может вестись также на других государственных языках Кабардино-Балкарской Республики - кабардинском и балкарском.
3.2.14. В Управлении могут использоваться бланки: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: слева на русском языке, ниже на кабардинском и балкарском языках) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - вверху, ниже - все реквизиты бланка на кабардинском и балкарском языках).
3.2.15. Для переписки с иностранными корреспондентами Управление могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: слева на русском языке, справа на одном из иностранных языков) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - реквизиты бланка на одном из иностранных языков).
3.2.16. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в Управлении, используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
3.2.17. Служба делопроизводства:
оформляет заказы на изготовление бланков документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;
осуществляет хранение бланков документов и выдачу их в структурные подразделения;
осуществляет контроль за правильностью использования бланков документов.
3.2.18. Образцы бланков документов Управления приведены в приложениях в„– 1 - в„– 4 к настоящей Инструкции.

3.3. Общие требования к созданию документов

3.3.1. Документы Управления могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.3.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -2-) или слов "с", "стр." (страница).
3.3.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3.4. При изготовлении документов должны использоваться свободно распространяемые бесплатные шрифты: метрические аналоги гарнитур: Times New Roman в„– 13, 14; Arial, в„– 12, 13; и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров в„– 10, 11, 12.
Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков Кабардино-Балкарской Республики - кабардинского и балкарского.
3.3.5. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.
3.3.6. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа и не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: 14 - заголовок к тексту, 16 - отметка о приложении, 19 - подпись, 22 - отметка об исполнителе, печатаются непосредственно от границы левого поля.
3.3.7. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.