МИНИСТЕРСТВО ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 5 мая 2023 г. в„– 19-ОД

О РЕГЛАМЕНТЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В соответствии с постановлениями Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 9 декабря 2019 г. в„– 221-ПП "О системе электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики" и от 3 апреля 2020 г. в„– 63-ПП "О внесении изменений в постановления Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29 ноября 2019 г. в„– 209-ПП и от 9 декабря 2019 г. в„– 221-ПП" приказываю:
1. Утвердить прилагаемый регламент функционирования системы электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра цифрового развития Кабардино-Балкарской Республики Бозиева А.Р.

Министр
И.АШХОТОВ





Утвержден
Приказом
Министерства цифрового развития
Кабардино-Балкарской Республики
от 5 мая 2023 г. в„– 19-ОД

РЕГЛАМЕНТ
ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент разработан в соответствии с постановлениями Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 9 декабря 2019 г. в„– 221-ПП "О системе электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики" и от 3 апреля 2020 г. в„– 63-ПП "О внесении изменений в постановления Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29 ноября 2019 г. в„– 209-ПП и от 9 декабря 2019 г. в„– 221-ПП" и определяет порядок работы в системе электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики.
1.2. Для целей настоящего регламента вводятся следующие понятия и определения:
система электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики (далее - СЭД КБР) - организационно-техническая автоматизированная информационная система электронного документооборота, представляющая собой совокупность программного, аппаратного и информационного обеспечения оператора, участников;
система межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) - защищенная федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота;
подсистема - часть СЭД КБР, автоматизирующая один или несколько процессов;
подсистема "Программный комплекс сопряжения (адаптер) СЭД КБР с МЭДО" - часть СЭД КБР, обеспечивающая:
для поступающих по МЭДО сообщений - прием и преобразование из единого формата обмена в формат СЭД КБР для дальнейшей обработки;
для исходящих по МЭДО сообщений - их формирование, преобразование из формата СЭД КБР в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО;
оператор - уполномоченный Правительством Кабардино-Балкарской Республики исполнительный орган государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, обеспечивающий деятельность по эксплуатации и сопровождению СЭД КБР;
участник - исполнительный орган государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, а также заключивший с оператором соглашение об участии в СЭД КБР иной орган государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, орган местного самоуправления или юридическое лицо;
пользователь - физическое лицо, являющееся уполномоченным представителем участника и наделенное участником СЭД КБР полномочиями по совершению действий в рамках СЭД КБР;
администратор - лицо, уполномоченное участником СЭД КБР на выполнение функций по подготовке и обеспечению функционирования СЭД КБР на рабочих местах, по сбору предложений и замечаний от пользователей для передачи оператору, на выполнение функций по проведению технического обеспечения процедур работы СЭД КБР;
технолог - лицо, уполномоченное оператором на выполнение функций по проведению технического обеспечения процедур работы СЭД КБР в масштабах работы всей СЭД КБР, входящее в службу технической поддержки СЭД КБР;
ответственное лицо за обучение - лицо, уполномоченное участником на выполнение функций по обучению и консультированию по работе в СЭД КБР;
делопроизводитель (регистратор) - лицо, уполномоченное участником на выполнение функций по ведению делопроизводства в СЭД КБР, осуществляющее ввод документов в СЭД КБР и отвечающее за их правильное оформление согласно общепринятым правилам делопроизводства. Делопроизводитель может вносить резолюцию руководителя в документ, если наделен этим правом правовым актом руководителя участника, при наличии бумажного экземпляра резолюции с рукописной подписью руководителя либо исполняющего обязанности руководителя;
документ - документ, зарегистрированный в одной из картотек СЭД КБР;
картотека документов - электронное хранилище регистрационных карточек и образов документов;
регистрационная карточка (РК) документа - набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства участника;
резолюция документа - указание должностного лица, в котором содержится принятое им решение. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролере, сроке исполнения, признаке контроля;
связанные документы - пакет документов, включающий исходный документ, перечень поручений, а также ссылки на другие документы и материалы по его исполнению;
исполнение документа - проведение исполнителем предусмотренных в документе или резолюции на документе мероприятий или рассмотрение исполнителем поставленных в нем вопросов с подготовкой отчета об исполнении и с отметкой об исполнении;
контроль исполнения - процедура контроля должностными лицами с соответствующими полномочиями факта исполнения правового акта или поручения в установленные/назначенные сроки;
контролер - сотрудник участника, осуществляющий оперативный контроль за документами;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых участником, с указанием сроков их хранения;
подготовка документа - процедура создания ответственным исполнителем документа через создание проекта документа;
поручение (задание) - часть резолюции, касающаяся выполнения определенного пункта резолюции, предполагающая выполнение исполнителями определенных действий;
согласование документа - процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над проектом документа, призванная подтвердить согласие (несогласие) с содержанием проекта документа путем соответствующего визирования. Виза включает в себя (ФИО), должность визирующего лица, дату визирования;
регистрационная карточка проекта документа (РКПД) - карточка с набором реквизитов, с прикрепленными файлами, являющимися ответом на входящий документ либо самостоятельным проектом исходящего (внутреннего) документа. РКПД проходит стадии согласования/утверждения или только утверждения, регистрации исходящего документа на основе проекта документа;
утверждение документа - процедура придания нормативного или правового характера содержанию проекта документа лицами, уполномоченными на выполнение данной операции, путем утверждения (отклонения) содержания проекта. Утверждающая подпись включает электронную подпись, ее расшифровку (ФИО), должность утверждающего лица, дату утверждения;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронное сообщение - информация, представленная в электронно-цифровой форме, переданная или полученная пользователем СЭД КБР, представляющая собой совокупность структурированных данных, имеющих смысл для пользователей СЭД КБР, и позволяющая обеспечить ее обработку программным и аппаратным обеспечением СЭД КБР;
электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, списания в дело и (или) отправки;
формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;
электронная подпись (ЭП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
файл электронного документа - сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа - сканированный образ документа на бумажном носителе;
фирменный бланк участника - файл электронного документа, разработанный службой технической поддержки, используемый как основной шаблон для создания документов в СЭД КБР;
обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
списание документа в дело - передача исполненного документа на временное оперативное хранение (срок определяется в номенклатуре дел);
прикрепленный файл - файл, прикрепленный к карточке документа;
персонифицированный доступ - должностное лицо, являющееся фигурантом этой РК, то есть указанное в ее реквизитах.
1.3. Настоящий регламент является обязательным для исполнения участниками СЭД КБР.
1.4. СЭД КБР предназначена для автоматической обработки документов, содержащих информацию открытого характера, а также документов ограниченного распространения, имеющих гриф "Для служебного пользования".
В СЭД КБР запрещается осуществлять работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Все отметки о прохождении и исполнении документов заносятся в учетные формы СЭД КБР в соответствии с требованиями, установленными настоящим регламентом и руководством пользователя системы "ДЕЛО".
1.6. Использование СЭД КБР участниками, принявшими решение об использовании СЭД КБР в качестве единственной формы документооборота в отношении категории документов, указанных в абзаце первом пункта 1.4 настоящего регламента, исключает ведение ими учета указанных документов на бумажных носителях, если федеральным законодательством и (или) законодательством Кабардино-Балкарской Республики не установлено иное.

2. Предоставление доступа к СЭД КБР

2.1. Первичное подключение к СЭД КБР участника осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 1 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) на фирменном бланке участника в адрес оператора для первоначальной настройки справочников и прав доступа пользователей к СЭД КБР, содержащего следующую информацию:
ФИО, должности, номера телефонов делопроизводителей (регистраторов), ответственных лиц за обучение в СЭД КБР и администратора;
копию приказа о назначении делопроизводителей (регистраторов), ответственных лиц за обучение в СЭД КБР и администратора для информационно-технического взаимодействия;
ФИО (полностью), наименование подразделений, отделов, должностей, номеров рабочих телефонов пользователей;
выписку из номенклатуры дел, только той части, которая относится к переписке.
2.2. На основании письма-заявки от участника руководитель оператора выносит решение о подключении участника к СЭД КБР. При принятии соответствующего решения технолог в течение трех рабочих дней вносит данные пользователей в справочники СЭД КБР, создает учетные записи пользователей, представляет делопроизводителю участника по средствам телефонограммы, которая направляется посредством правительственной закрытой сети связи, а при отсутствии подключения к ней через официальные номера телефонов организации перечень учетных записей с первичными паролями пользователей в течение одного рабочего дня после исполнения письма-заявки. Технолог согласовывает дату первичного обучения ответственных.2.3. Пользователь при первом входе в СЭД КБР после получения учетной записи и первичного пароля от делопроизводителя обязан осуществить смену пароля. Пароль должен быть не менее 8 символов и содержать сочетание букв и цифр. Срок временного пароля, выданный службой технической поддержки, действителен в течение одни суток сутки. По истечении данного срока в случаях неиспользования данного пароля участником повторно направляется письмо-заявка в службу технической поддержки с указанием ФИО, должности, отдела, причины утери пароля. Срок действия основного пароля 90 календарных дней. По истечении срока действия пароля пользователь самостоятельно производит смену пароля. Пользователь несет ответственность за сохранность пароля. Запрещается передача пароля доступа третьим лицам. При выявлении технологом передачи пользователем данных о логине и пароле третьим лицам учетная запись пользователя, передавшего свои данные, будет заблокирована без предварительного оповещения. Дальнейшая разблокировка пользователя будет осуществлена после направления письма-заявки в адрес технической поддержки на фирменном бланке с электронной подписью (далее - ЭП) руководителя, в которой должна быть указана причина передачи и просьба о разблокировки пользователя.
2.4. В случае утери или компрометации пароля пользователя участник обязан направить письмо-заявку (образец заявки форма в„– 2 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) на фирменном бланке участника с ЭП в адрес службы технической поддержки СЭД КБР письмо-заявку о смене пароля в службу технической поддержки с указанием ФИО, должности, отдела, причины утери или компрометации пароля.
2.5. Подключение к СЭД КБР осуществляется после заключения соглашения об информационном взаимодействии с оператором.
Оператор определяет возможность подключения к СЭД КБР на основании лицензии с собственником технических средств.
2.6. Подключение участника к СЭД КБР осуществляется на безвозмездной основе.
2.7. При кадровых изменениях кадровые службы участника обязаны в течение 5 рабочих дней предоставить информацию на основании письма-заявки (образец заявки формы в„– 3, в„– 3.1, в„– 3.2, в„– 3.3 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) на фирменном бланке участника с ЭП или копию НПА в адрес технической поддержки СЭД КБР для внесения изменений в справочник "Пользователи":
о добавлении или удалении пользователя (форма 3) с указанием данных о пользователе: ФИО, должность, структурное подразделение;
о переводе с одной должности на другую (форма 3.1) с указанием данных о пользователе ФИО, должность, структурное подразделение старую должность - перевести на ФИО, должность, структурное подразделение новую должность;
о добавлении или удалении сотрудника без предоставления учетной записи, то есть он не будет работать в СЭД КБР (форма 3.2) с указанием данных о пользователе: ФИО, должность, структурное подразделение;
о переводе с одной должности на другую без учетной записи пользователя, то есть он не работает в СЭД КБР (форма 3.3) с указанием данных о сотруднике: ФИО, должность, структурное подразделение, старую должность - перевести на ФИО, структурное подразделение, новую должность.
2.8. На основании письма-заявки участника о кадровых изменениях участника технолог в течение трех рабочих дней производит соответствующие изменения в справочниках СЭД КБР.
2.9. В случае увольнения, пользователя или реорганизации, изменения структуры участника технолог на основании письма-заявки участника в течение трех рабочих дней актуализирует соответствующие данные справочников СЭД КБР, учетные записи пользователей.

3. Обязанности технологов, администраторов,
делопроизводителей (регистраторов)
и ответственных лиц за обучение в СЭД КБР

3.1. Руководитель участника назначает ответственных за работу в СЭД КБР - администратора, делопроизводителей (регистраторов) и ответственных лиц участника за обучение в СЭД КБР.
3.2. Обучение и консультирование ответственных лиц участника за обучение в СЭД КБР проводится технологом, определенным оператором, ответственным за обучение и консультирование по работе в СЭД КБР.
3.3. Обучение ответственных делопроизводителей за работу в СЭД КБР осуществляется по письму руководителя участника в адрес оператора о необходимости обучения.
3.4. Администратор участника обязан:
настраивать программное обеспечение на рабочих местах пользователей;
обеспечивать работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения рабочих мест пользователей.
3.5. Ответственное лицо участника за обучение обязано:
ознакомить вновь принятых специалистов с регламентом СЭД КБР;
ознакомить с руководством пользователя подсистемы ДЕЛО-WEB и инструкциями по работе в СЭД КБР на стартовой странице модуля "ДЕЛО-Web" СЭД КБР в разделе "Инструкции" вновь принятых специалистов участника работе в СЭД КБР;
консультировать пользователей участника работе с СЭД КБР;
при невозможности ответа на вопрос пользователя по работе с СЭД КБР самостоятельно обратиться к технологу в службу технической поддержки;
информировать руководителя участника о нарушениях требований регламента и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭД КБР;
осуществлять сбор предложений и замечаний от пользователей СЭД КБР для передачи их оператору, передача предложений и замечаний осуществляется посредством электронной почты на delo@kbr.ru.
3.6. Технолог, определенный оператором ответственным за обучение и консультирование, обязан:
обучать и консультировать ответственных лиц за обучение участника работе с СЭД КБР;
информировать руководителей участников о нарушениях требований регламента и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭД КБР;
осуществлять сбор предложений и замечаний от пользователей СЭД КБР на delo@kbr.ru;
осуществлять составление и внесение изменений в методические материалы по обучению, инструкции по работе в СЭД КБР.
3.7. Технолог, определенный оператором ответственным за администрирование СЭД КБР, обязан:
обеспечивать работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения серверной части СЭД КБР;
обеспечивать сохранность информации, содержащейся в СЭД КБР, путем резервного копирования баз данных, определения свободного пространства на жестких дисках серверов баз данных СЭД КБР, использование антивирусной защиты;
информировать руководителей участников о нарушениях требований регламента и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭД КБР;
осуществлять сбор и фиксацию предложений и замечаний от пользователей СЭД КБР в журнале обращений с целью взаимодействия с разработчиком программного продукта "ДЕЛО" по устранению замечаний и реализации предложений. В журнал обращений записываются: ФИО пользователя, который зафиксировал ошибку или представил предложение по работе в СЭД КБР, наименование участника, причина обращения, решение и т.д.;
оказывать администраторам участников консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к СЭД КБР.
3.8. Пользователи обязаны знать и соблюдать настоящий регламент и инструкции по работе в СЭД КБР в пределах своих должностных обязанностей.
3.9. Необученные пользователи к работе в СЭД КБР не допускаются.
3.10. Инструкции по работе в СЭД КБР размещается на стартовой странице модуля "ДЕЛО-Web" СЭД КБР в разделе "Инструкции".
3.11. Необходимое дополнительное программное обеспечение для наладки работы в СЭД КБР размещается на стартовой странице модуля "ДЕЛО-Web" СЭД КБР в разделе "Вспомогательные программы".

4. Ведение справочников СЭД КБР

4.1. В СЭД КБР ведутся следующие справочники:
"Номенклатура дел";
"Группы документов";
"Подразделения";
"Пользователи";
"Рубрикатор";
"Внешние корреспонденты".
4.2. Внесение изменений в справочники СЭД КБР осуществляется технологами в соответствии с настоящим регламентом и руководством пользователя системы электронного документооборота "ДЕЛО" и на основании письма-заявки с ЭП руководителя.
4.3. Ведение справочников "Номенклатура дел" и "Группы документов".
Справочники "Номенклатура дел" и "Группы документов" ведутся отдельно для следующих участников:
Администрация Главы Кабардино-Балкарской Республики;
Парламент Кабардино-Балкарской Республики;
Правительство Кабардино-Балкарской Республики;
структурные подразделения Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики;
исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики;
иные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики;
органы местного самоуправления;
иные организации, подключенные к СЭД КБР.
Справочники "Номенклатура дел" и "Группы документов" служат для номерообразования входящих, исходящих документов и обращений граждан.
Ведение справочников "Номенклатура дел" и "Группы документов" и поддержание данных в актуальном состоянии осуществляется технологом, определенным оператором ответственным за ведение справочников "Номенклатура дел" и "Группы документов".
Ответственный технолог вносит изменения в справочники "Номенклатура дел" и "Группы документов" по заявке участника.
Внесение изменений в справочники "Номенклатура дел" и "Группы документов" осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 4 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направленного на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР. Заявка на добавление новой номенклатуры должна содержать выписку из номенклатуры в формате doc или docx только те индексы, которые используются при переписке.
Заявка на изменение номенклатуры должна содержать только изменения, внесенные в текущую номенклатуру.
Заявка на добавление группы документов должна содержать примерное название группы документов и номерообразование.
4.4. Порядок ведения справочника "Подразделения"
Справочник "Подразделения" является единым для всех участников СЭД КБР.
Ведение справочника "Подразделения" и поддержание данных в актуальном состоянии осуществляется технологом, определенным оператором ответственным за ведение справочника "Подразделения".
Внесение изменений в справочник "Подразделения" осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 5 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направленного на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР.
Ответственный технолог в течение трех рабочих дней с момента получения заявки участника на внесение изменений производит необходимые действия для актуализации справочника "Подразделения".
Заявка на внесение изменений должна быть предоставлена не позднее чем через пять рабочих дней с момента изменений в штатной структуре участника.
В заявке на внесение изменений необходимо указать вид изменения удаление/добавление/переименование отдела/департамента/управления/министерства, также прикладывается копия измененной штатной структуры - список сотрудников организации с указанием ФИО, должности, отдела, департамента или управления, рабочего телефона в формате doc или docx.
4.5. Порядок ведения справочника "Пользователи"
Справочник "Пользователи" содержит перечень пользователей с указанием имени, пароля и прав доступа каждого пользователя к картотекам, справочникам, видам документов.
Ведение справочника "Пользователи" и поддержание данных в актуальном состоянии осуществляется системным технологом, определенным оператором ответственным за ведение справочника "Пользователи".
Технолог, определенный оператором ответственным за ведение справочника "Пользователи":
формирует справочник;
обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
в течение трех рабочих дней с момента поступления заявки на изменение прав доступа пользователя к ресурсам СЭД КБР при подтверждении его полномочий вносит изменения в справочник. Изменение прав доступа - это добавление и удаление прав доступа в связи с изменениями функционала работы пользователя (например, Иванов Иван Иванович с 1 сентября будет визировать все исходящие документы на правах лингвиста. Для этого Иванову И.И. необходимо право "визирования").
Изменение прав доступа пользователя осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 6 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направленного на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР с указанием добавления или удаления необходимого права (визирования, подписания, ввода резолюций, ввода проектов резолюций, контроля исполнения поручений, поиска документов, права регистратора (с указанием права и настройки модуля МЭДО), доступ к кабинету (указание ФИО владельца кабинета), ЭП и шифрование).
(например, Прошу предоставить право визирования за Иванова Ивана Ивановича, начальника отдела безопасности, для Федоровой Елены Ивановны, заместителя начальника отдела безопасности, в связи с производственной необходимостью).
4.6. Порядок ведения справочника "Внешние корреспонденты"
Внешними корреспондентами являются организации и граждане, не подключенные к СЭД КБР. Справочник "Внешние корреспонденты" является единым для всех участников и состоит из двух частей "Список организаций" и "Граждане".
Ведение справочника "Внешние корреспонденты" и поддержание данных в актуальном состоянии осуществляется технологом, определенным оператором, ответственным за ведение справочника. Для участников дополнение/редактирование справочника недоступно. Справочник "Внешние корреспонденты" формируется в соответствии с правилами, указанными в приложении в„– 4 (не приводится) к настоящему регламенту.
Технолог, определенный оператором ответственным за ведение справочника "Внешние корреспонденты":
формирует справочник;
обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;
по запросу участника, при необходимости добавляет в справочник данные о новом внешнем корреспонденте либо сообщает о наличии в справочнике данных о внешнем корреспонденте в течение трех рабочих дней с момента обращения;
проводит проверку справочника на наличие дублирующийся записи и корректность полей зарегистрированных организаций.
Внесение изменений в справочник "Внешние корреспонденты" осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 7 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направляется на фирменном бланке участника в адрес технической поддержки СЭД КБР с указанием полной информации, которая известна про гражданина или организацию (для добавления граждан - фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже), адрес, контактный телефон, e-mail; для добавления организаций - полное название организации, сокращенное название организации, фамилия, имя, отчество, должность руководителя организации, адрес организации).

5. Организация документооборота

5.1. Порядок регистрации входящих документов, поступающих участнику от внешних корреспондентов
При регистрации входящих документов, поступающих участнику от внешних корреспондентов, делопроизводитель (регистратор) участника должен:
с помощью поля "Поиск" проверить поступивший документ на его наличие в базе по организации, подписанту или исходящему номеру. Если в результате проверки выявлено, что данный документ поступил ранее иным способом, делопроизводитель (регистратор) документ повторно не регистрирует, а вносит изменения в РК ранее зарегистрированного документа: в поле "Примечание" поставить отметку "получен оригинал документа", указать способ доставки и дату получения и подшить бумажный экземпляр документа в соответствующее дело;
в соответствующем поле программы выбрать наименование соответствующей группы документов, после чего автоматически откроется РК документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером данной группы документов;
заполнить первую группу обязательных полей РК (в соответствии с данными, указанными на регистрируемом документе):
корреспондент;
исходящий номер и дата корреспондента;
подписант;
гриф доступа;
осуществить проверку на повторность документа. Если поступивший документ создан в ходе исполнения ранее зарегистрированного документа, на нем проставляется номер исполняемого документа, а дата указывается в соответствии с фактической датой представления документа. Также вносятся изменения в дополнительных полях РК ранее зарегистрированного документа: в поле "Примечание" поставить отметку "получен повторно", указать способ доставки, дату получения и подшить документ на бумажном носителе в дело;
заполнить вторую группу обязательных полей РК:
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
доставка (способ доставки выбирается из выпадающего списка);
кому (указывается должностное лицо участника, при отсутствии адресата документ считается поступившим руководителю участника);
содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);
на бумажном экземпляре документа проставить регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер, дата и количество листов в документе, затем отсканировать его в разделе "Файлы", допустимое ограничение которого составляет в объеме не более 60 Мбайт;
установить "связки" между документами (в случае если поступивший документ является ответом на ранее направленный исходящий документ участника или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу). Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий либо является ответом на резолюцию, вынесенную по входящему документу, его необходимо связать с соответствующим исходящим или входящим документом. Обязательным также является заполнение поля "связки", если регистрируемый документ является дополнением к какому-либо документу. "Связка" может быть также установлена, если документы связаны тематически. Для упрощения процедуры регистрации документов, связанных с ранее зарегистрированным документом, можно использовать автоматический режим регистрации "связанного" документа. При этом часть реквизитов нового документа будет автоматически сформирована на основании реквизитов РК исходного документа.
Документы от внешних корреспондентов после регистрации и заполнения, соответствующих полей РК подшиваются в номенклатурное дело.
5.2. Порядок регистрации входящих документов, поступающих участнику по МЭДО
При регистрации входящих документов, поступающих участнику по МЭДО, делопроизводитель (регистратор) участника должен:
зайти в папку "МЭДО входящие", далее производится распаковка пакета поступившего по МЭДО;
с помощью поля "Поиск" проверить поступивший документ на его наличие в базе по организации, подписанту или исходящему номеру. Если в результате проверки выявлено, что данный документ поступил ранее, то документ повторно не регистрируется;
в открытом пакете нажать на кнопку "регистрировать";
в соответствующем поле программы выбрать наименование соответствующей группы документов, после чего автоматически формируется РК документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером данной группы документов, содержанием, количеством страниц, файлами, информацией об адресате и виде отправки;
установить "связки" между документами (в случае если поступивший документ является дополнением к какому-либо документу). "Связка" может быть также установлена, если документы связаны тематически.
При обнаружении документов, направленных по МЭДО в адрес органов исполнительной власти, делопроизводитель (регистратор) управления документационного обеспечения Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики производит перемещение пакета в папку соответствующего министерства.
В министерстве делопроизводитель (регистратор) производит процедуру распаковки и дальнейшую регистрацию документа.
5.3. Порядок регистрации входящих документов, поступающих от участников.
Документ, поступивший от одного участника другому, является зарегистрированным в СЭД КБР и повторно не регистрируется, так как является внутренним документом.
5.4. Порядок регистрации и работы с обращениями граждан
При регистрации обращений граждан, поступающих участнику от граждан, делопроизводитель (регистратор) участника должен:
в соответствующем поле программы выбрать наименование соответствующей группы документов, после чего автоматически откроется РК документа с текущей датой и порядковым регистрационным номером данной группы документов;
в РК в поле "Корреспондент" с помощью поля "Поиск" проверить, есть ли в справочнике "Граждане" гражданин. Если есть, то данные выбираются из справочника, а если нет, то необходимо составить заявку на добавление в справочник новых внешних корреспондентов - направляется на фирменном бланке без ЭП в адрес службы технической поддержки СЭД КБР письмо-заявка о добавлении внешнего корреспондента;
заполнить первую группу обязательных полей РК (в соответствии с данными, указанными на регистрируемом документе): корреспондент;
документ повторно не регистрируется, в случае если повторное обращение является оригиналом первичного поступившего обращения;
заполнить вторую группу обязательных полей РК:
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
доставка (способ доставки выбирается из выпадающего списка);
кому (указывается должностное лицо участника, при отсутствии адресата документ считается поступившим руководителю участника);
содержание (указывается краткое содержание, отражающее суть документа);
рубрикатор (указывается классификация обращений и запросов граждан, предназначенный для систематизации обращений по группам);
проставить дату, регистрационный номер и указать количество страниц на бумажном экземпляре документа, затем отсканировать его в раздел "Файлы";
установить "связки" между документами (в случае если поступивший документ является дополнением на ранее направленное обращение. Если вновь поступившее обращение гражданина является дополнением на ранее отосланное обращение, его необходимо связать с соответствующим исходящим или обращением гражданина. Обязательным также является заполнение поля "связки", если регистрируемый документ является дополнением к какому-либо документу. "Связка" может быть также установлена, если документы связаны тематически;
формирование поручений и контроль за исполнением поручений в СЭД КБР осуществляет Управление по работе с обращениями граждан и организаций согласно Указу Главы Кабардино-Балкарской Республики от 9 июля 2014 г. в„– 150-УГ. Срок исполнения поручения указывается в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. в„– 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" или по решению должностного лица. Плановая дата исполнения поручения выставляется специалистом приемной Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики по работе с обращениями граждан.
5.5. Порядок формирования поручений в СЭД КБР
Формирование поручений в СЭД КБР осуществляется непосредственно должностным лицом участника или работником, уполномоченным должностным лицом вводить поручения в СЭД КБР от имени должностного лица участника.
Если поручение создается во исполнение вышестоящего поручения, то необходимо создавать подчиненную резолюцию.
Поручение ставится на контроль, в случае указания формулировок "представить", "доложить", "проинформировать", "внести предложения", "подготовить проект письма" и т.п. В иных случаях поручение контролю не подлежит.
В карточку поручения вносятся следующие данные:
должностное лицо участника;
текст резолюции должностного лица участника;
срок исполнения поручения. Срок исполнения поручения указывается в соответствии с резолюцией должностного лица или с локальным нормативным актом участника. Плановую дату исполнения поручений Главы Кабардино-Балкарской Республики, Руководителя Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики выставляет сотрудник отдела контроля исполнения решений Главы Кабардино-Балкарской Республики контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики. Плановую дату исполнения поручений Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, первого заместителя Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, заместителя Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, руководителя Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики выставляет сотрудник отдела контроля исполнения решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики;
категория поручения - устанавливается в соответствии с резолюцией должностного лица - "Срочно", "В.Срочно", "Оперативно" и т.д.;
контролер поручения - выбирается в соответствии с резолюцией должностного лица;
исполнитель поручения - внутренний или внешний исполнитель по поручению выбирается в соответствии с резолюцией должностного лица. Ответственному исполнителю устанавливается соответствующий признак.
В карточку неконтрольного поручения вносится только текст резолюции должностного лица участника. Срок исполнения и контролер поручения при этом не устанавливаются.
Рассылка поручений исполнителям и контролерам в СЭД КБР осуществляется автоматически.
В случаях, когда одинаковое поручение дается нескольким должностным лицам без назначения ответственного и требуется получение отчетов всех исполнителей, карточка поручения формируется без отметки об ответственном исполнителе.
В случаях, когда срок исполнения поручения переносится на более поздний, контролер поручения изменяет плановую дату исполнения поручения и вносит в поле "Ход исполнения" информацию о переносе срока исполнения (с указанием первоначальной и новой даты исполнения).
5.6. Порядок исполнения поручений в СЭД КБР
Исполнение поручений в СЭД КБР осуществляется введением отчета об исполнении поручения и при необходимости направлением связанного исходящего/внутреннего документа автору резолюции или ответственному исполнителю, который осуществляет свод информации.
В РК отчета вносятся следующие данные:
состояние исполнения (выбирается из выпадающего списка - "окончательный") - окончательный отчет формируется при полном завершении работы над поручением. Если поручение не было исполнено до конца, оно направляется "на доработку" с указанием срока исполнения;
дата составления отчета - при составлении окончательного отчета указывается фактическая дата составления отчета;
текст отчета - для карточки неконтрольного поручения отчет может содержать следующую информацию: "принято для использования в работе", "принято к исполнению", "принято для информации", "ознакомлен/ознакомлена" и т.д. Не допускается использование подобных формулировок при формировании отчета по контрольным поручениям.
Текст отчета по контрольным поручениям должен содержать полный и исчерпывающий объем информации, свидетельствующий об исполнении поручения. Примеры текстов отчета представлены в приложении в„– 2 к настоящему регламенту.
К карточке отчета при необходимости могут быть дополнительно прикреплены файлы документов.
Отчет об исполнении поручения формируется как для контрольной, так и для неконтрольной карточки поручения.
Отчет об исполнении поручения в виде исходящего/внутреннего документа направляется с использованием раздела "Связки". Для формирования "Связки" необходимо создать связанную РК документа, заполнить соответствующие реквизиты и направить ее должностному лицу - автору резолюции.
5.7. Порядок снятия исполненного поручения с контроля
Исполненное подчиненное поручение снимается в СЭД КБР с контроля должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения подчиненного поручения по существу (автором подчиненного поручения или контролером).
Автор подчиненного поручения (он же исполнитель основного поручения) обеспечивает подготовку отчета об исполнении основного поручения.
Основное поручение снимается с контроля при представлении должностному лицу - контролеру удовлетворительного отчета исполнителем или подготовленного во исполнение поручения связанного документа.
Если внутреннее поручение выполнено неудовлетворительно, отчет исполнителя отклоняется, задание возвращается исполнителю на доработку. Для этого контролер снимает данное поручение с контроля, выделяет в списке состояния исполнения "Неудовлетворительно" или "Частично", в поле "Основание для снятия с контроля" вводит информацию об отправке поручения на доработку. Исполнителю создается новое поручение с указанием замечаний и нового срока по исполнению поручения.
Если контрольное поручение Главы Кабардино-Балкарской Республики, Руководителя Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики (данное во исполнение контрольного поручения Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики), Руководителя Аппарата Правительства Кабардино-Балкарской Республики выполнено неудовлетворительно, отчет исполнителя отклоняется или подготовленный во исполнение контрольного поручения связанный документ, направленный в соответствующий отдел контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, возвращается исполнителю на доработку с указанием причины возврата.
Основное и подчиненное поручение должны быть сняты с контроля или отправлены на доработку при неудовлетворительном исполнении в течение одного рабочего дня после ввода отчета исполнителем.
Для снятия поручения с контроля должностное лицо, осуществляющее контроль сроков исполнения документа, вводит фактическую дату исполнения основного поручения.
Документ, имеющий несколько поручений, снимается с контроля, когда все его поручения выполнены и сняты с контроля.
Списание исполненных документов в дело осуществляется делопроизводителем участника.
5.8. Создание РКПД исходящего документа, направляемого в адрес участника СЭД КБР
РКПД исходящего документов создает пользователь, являющийся исполнителем исходящего документа.
При создании РКПД исходящего документа пользователь должен:
в соответствующем окне программы выбрать наименование группы документов (в соответствии с номенклатурой дел), после чего автоматически откроется окно регистрации РКПД с текущей датой и порядковым регистрационным номером;
заполнить обязательные поля РКПД:
содержание документа (указывается краткое содержание, отражающее суть документа). Образцы заполнения содержания представлены в приложении в„– 2 к настоящему регламенту;
исполнитель документа (выбирается должностное лицо, подготовившее документ);
состав (указывается общее количество листов документа, включая приложения);
установить отметку "Оригинал в эл. виде";
выбрать адресата из списка внутренних адресатов (из справочника "Подразделения" выбирается должностное лицо, которому адресован документ);
прикрепить в разделе "Файлы" файл исходящего документа в формате doc или docx в специально созданных шаблонах-банках, отдельно прикрепить файлы приложений;
установить связки между документами (в случае если исходящий документ является ответом на ранее направленный документ или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу);
в соответствии с темой исходящего документа выбрать список визирующих и утверждающих должностных лиц, а также определить очередность согласования;
сохранить РКПД документа.
При составлении РКПД для дальнейшей отправки по МЭДО версии 2.7.1 РКПД формируется на электронном бланке и далее сохраняется как PDF с соответствующими параметрами "Совместимый с ISO 19005-1(PDF/A)". Далее создается РКПД исходящего документа, к которой прикрепляется PDF-файл и отправляется на согласование и утверждение (подписание).
5.9. Согласование (визирование) РКПД исходящего документа
Согласование (визирование) проекта исходящего документа производится в соответствии с очередностью и сроками, заданными исполнителем - автором РКПД. Процесс согласования (визирования) задается исполнителем "по очереди" в соответствующем поле программы.
Визирующее лицо знакомится с проектом исходящего документа и в случае положительного согласования ставит свою визу "Согласен", "Согласен с замечаниями", после чего РКПД автоматически направляется на визирование очередному должностному лицу.
В случае отрицательного согласования ставится виза "Не согласен". РКПД с визой "Не согласен" автоматически возвращается исполнителю. После устранения замечаний исполнитель создает новую версию РКПД и запускает новый цикл согласования, а старая версия подлежит удалению.
При выборе типа визирования "Согласен с замечаниями" или "Не согласен" необходимо указать свои замечания в поле "Примечание" или прикрепить файл заключения в формате doc или docx.
Первым в списке визирующих выбирается лицо, проводящее лингвистическую экспертизу документа, - лингвист.
При поступлении документа на согласование в "кабинет лингвистов" лингвист проводит процедуру проверки документа и вносит изменения в документ, который прикрепляет к своей визе с отметкой "Не согласен" затем документ возвращается исполнителю для устранения замечаний лингвиста. После устранения замечаний пользователь запускает процедуру согласования заново и первым выбирает лингвиста.
Участников согласования определяет непосредственный инициатор процесса согласования.
Согласующие по проекту документа не могут редактировать документ исполнителя.
Исполнитель имеет право отменить запущенный процесс согласования в случае неправильного заполнения реквизитов карточки или отсутствия визирующих/подписывающих на местах.
5.10. Утверждение (подписание) РКПД исходящего документа
После согласования (визирование) проекта исходящего документа всеми визирующими РКПД направляется на утверждение (подписание) должностному лицу участника, наделенному правом подписи.
Утверждающий знакомится с проектом исходящего документа и проверяет наличие необходимых согласований.
В случае принятия положительного решения утверждающий должен:
подписать ЭП файл электронного документа;
при необходимости подписать ЭП файлы приложения;
в окне "Подпись" выбрать "Утверждаю".
В случае если у утверждающего имеются замечания к проекту исходящего документа, он ставит визу "Не утверждаю" и оформляет замечания в поле "Примечание" или прикрепляет файл заключения в формате doc или docx. РКПД автоматически возвращается исполнителю. После устранения замечаний исполнитель создает новую версию РКПД и запускает новый цикл согласования.
Исполнитель имеет право отменить запущенный процесс утверждения (подписания) путем остановки процесса утверждения (подписания) до его окончания, указав причину остановки процесса (неверно указан утверждающий, изменен утверждающий, изменен проект документа, документ).
После утверждения (подписания) РКПД исходящего документа направляется на регистрацию.
5.11. Порядок регистрации РКПД исходящего документа, направляемого в адрес участника СЭД КБР
Регистрация исходящих ответов, инициативных документов, направляемых участникам посредством СЭД КБР, осуществляется делопроизводителем путем регистрации РКПД исходящего документа.
При регистрации РКПД исходящего документа делопроизводитель должен:
в соответствующем окне программы выбрать РКПД исходящего документа, направленного на регистрацию;
выполнить операцию "Регистрировать проект";
проверить правильность заполнения обязательных полей РКПД:
визы и подписи (список должностных лиц, завизировавших и подписавших документ);
содержание документа (краткое содержание, отражающее суть документа);
исполнитель документа (должностное лицо, подготовившее документ);
внутренний адресат (должностное лицо из справочника "Подразделения", которому адресован документ);
состав (общее количество листов документа, включая приложения);
дата и регистрационный номер документа присваиваются автоматически. В случае если номер автоматически не присваивается, необходимо установить его вручную;
проверить (установить) связки между документами (в случае если исходящий документ является ответом на ранее направленный документ или дополнением к какому-либо ранее поступавшему/направленному документу);
проверить наличие файла электронного документа, подписанного ЭП должностного лица, утвердившего документ. При отсутствии файла электронного документа необходимо уведомить исполнителя или вернуть РКПД на доработку с указанием причины, при отсутствии ЭП файла электронного документа РКПД направляется на подписание должностному лицу повторно;
в случае выявления некорректно заполненных полей РКПД документа отредактировать РК документа или вернуть исполнителю на доработку с указанием причины возврата;
установить отметку об отправке документа внутреннему адресату (отправить РК документа по СЭД КБР);
сохранить РК документа.
В случае если исходящий документ является исполнением контрольного поручения, контроль которого осуществляет отдел контроля исполнения решений Главы Кабардино-Балкарской Республики контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, в качестве адресата необходимо выбрать "Контроль Главы КБР".
В случае если исходящий документ является исполнением контрольного поручения, контроль которого осуществляет отдел контроля исполнения решений Правительства Кабардино-Балкарской Республики контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, в качестве адресата делопроизводителю необходимо выбрать "Контроль Правительства КБР".
После проверки предоставленной информации специалистом контрольного управления Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики РК документа может быть:
возвращена исполнителю на доработку с указанием причины возврата;
перенаправлена адресату для принятия решения по данному документу.
5.12. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов, направляемых внешним корреспондентам по МЭДО
Подготовка и регистрация ответов на входящие документы по МЭДО и исходящих документов, направляемых в организации по МЭДО, осуществляется в соответствии с пунктами 5.6 - 5.9 настоящего регламента. В качестве адресата указывается внешний адресат из справочника "Внешние корреспонденты" в списках "Участники МЭДО", версионность можно увидеть в поле "примечание".
При формировании ответов в Аппарат Правительства Российской Федерации необходимо выбрать "вид документа" согласно перечню видов документа. Если "вид документа" не будет выбран и документ отправлен в Аппарат Правительства Российской Федерации, то автоматически придет отказ в получении документа.
После регистрации исходящего документа делопроизводителем (регистратором) производится отправка корреспонденту МЭДО.
При версии 2.7.1 делопроизводитель (регистратор) заходит во вкладку "", далее выбирает "сформировать реквизиты". В момент формирования контейнера ключей делопроизводитель (регистратор) в открывшейся вкладке может отредактировать штампы ЭП и номера и даты документа, далее нажимает "сохранить". После формирования контейнера ключей делопроизводитель (регистратор) заходит во вкладку "Адресаты", выбирает адресата и нажимает на "" "продолжить", "проставляет в поле "Кому", "отправить".
5.13. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов, направляемых внешним корреспондентам
Подготовка и регистрация ответов на обращения граждан и исходящих документов, направляемых в организации, не подключенные к СЭД КБР, осуществляется в соответствии с пунктами 5.6 - 5.9 настоящего регламента. В качестве адресата указывается внешний адресат из справочника "Внешние корреспонденты".
После регистрации исходящего документа делопроизводителем создается бумажная копия электронного документа или бумажный экземпляр документа, который подписывается собственноручно должностным лицом, утвердившим РК.
Делопроизводитель проставляет на бумажном экземпляре регистрационный номер, присвоенный документу при регистрации РК.
Бумажная копия электронного документа или бумажный экземпляр документа направляется адресату.
Если гражданин в своем обращение указал, что ответ необходимо направить на электронную почту, то с помощью функционала "отправить через электронную почту" можно из РК в поле "Адресаты" нажать на "", далее выделяем адресата, выбираем адрес электронной почты, заполняем поле "содержание" темы сообщения, затем нажимаем "отправить".
5.14. Редактирование и удаление документов
После регистрации документа выявляется, что при регистрации были допущены незначительные ошибки в РК документа, делопроизводитель (регистратор) в течение суток с момента регистрации может самостоятельно произвести внесение изменений в РК документа. После истечения суток внесение изменений осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 10 приложения в„– 1 к настоящему регламенту), направляется на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР с указанием номера и даты документа, какая допущена ошибка и что необходимо изменить.
Если поле регистрации документа выявляется, что при регистрации были допущены ошибки в приложенных файлах подписанных ЭП, то внесение изменений в файле невозможно. Делопроизводитель (регистратор) в течение суток с момента регистрации может самостоятельно произвести удаление РК документа. После истечения суток удаление осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 11 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направляется на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР с указанием номера и даты документа, который необходимо удалить.
5.15. Списание документов в дело
Для списания документа в дело в СЭД КБР делопроизводитель (регистратор) участника должен:
найти необходимый документ или группу документов в функции "поиск";
осуществить проверку правильности записей резолюций в РК, постановки на контроль и снятия с контроля и записей о наличии отчетов исполнителей (информация об исполнении документов);
проставить отметку о списании оригинала или копии документа в дело с соответствующим номенклатурным заголовком в разделе "Журнал передачи" РК документа.
После списания документа в дело документ становится не доступным для пользователей СЭД КБР. Доступ и внесение изменений сохраняются только у делопроизводителя, списавшего документ в дело.
5.16. Передача документа должностному лицу
На этапе первичной регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо, которому должен быть передан документ для принятия по нему конкретного решения (наложение резолюции, переадресация другому должностному лицу или организации).
СЭД КБР поддерживает режим автоматической передачи документа в соответствии со значениями, установленными в момент регистрации для реквизита РК "Кому" (кому адресован документ).
Делопроизводитель заполняет журнал передачи документа, который используется для регистрации движения документа на бумажном носителе.
При отправке документов внутренним адресатам в журнале передачи документа автоматически формируются записи о передаче с указанием признака оригинала или копии документа, даты и времени передачи.
5.17. Процедура передачи документов, предоставления временного доступа к документам
Процедура предоставления доступа к документам, поручениям, проектам документов осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 8 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направляется на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР. Данная процедура применяется в случаях длительного отсутствия (отпуск, командировка и т.п.) сотрудника.
Заявка должна содержать следующую информацию:
Ф.И.О. и должность (указывается как "исполняющий обязанности") должностного лица (в именительном падеже), которому необходимо предоставить доступ к документам отсутствующего сотрудника;
срок предоставления доступа с ... по...;
Ф.И.О. должностного лица, должность, причина отсутствия;
перечень объектов СЭД КБР, к которым необходимо предоставить доступ (документы и поручения, проекты документов).
Процедура предоставления доступа к документам осуществляется через предоставление доступа к папкам "Кабинета" пользователя и правом работы от имени исполняющего обязанности должностного лица - владельца кабинета.
Процедура передачи документов, поручений, проектов документов осуществляется на основании письма-заявки (образец заявки форма в„– 9 приложения в„– 1 к настоящему регламенту) направляется на фирменном бланке участника с ЭП в адрес технической поддержки СЭД КБР. Данная процедура применяется в случаях увольнения, длительного отсутствия (декретный отпуск и т.п.) сотрудника.
Заявка должна содержать следующую информацию:
Ф.И.О. должностного лица, должность, отдел, документы, поручения, проекты документов, от кого необходимо передать;
Ф.И.О. должностного лица, должность, отдел, кому необходимо предать документы, поручения, проекты документов.
5.18. Особенности работы с документами с грифом "Для служебного пользования"
При работе со служебной информацией ограниченного распространения участники СЭД КБР обязаны:
соблюдать правила и Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики от 06.07.2005 в„– 237-ПП-дсп при обращении с документами с пометкой "ДСП", порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;
не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения о фактах нарушениях порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;
знакомится только с теми документами "ДСП", к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.
При работе со служебной информацией ограниченного распространения участникам СЭД КБР запрещается:
передавать логин и пароль от учетной записи сотрудника, имеющего отношение к исполнению документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения;
пересылать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;
использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с иными лицами, не имеющими отношения к этим сведениям;
скачивать копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения;
отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии указателя рассылки с указанием в регистрационной карточке документа напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра;
после снятия ограничений на доступ к служебной информации ограниченного распространения Администратором СЭД КБР в регистрационные карточки вносятся соответствующие отметки и уведомляются все адресаты, которым направлялись данные документы Регистрация входящих и исходящих документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется делопроизводителем в соответствии с пунктами 5.1, 5.2, 5.8, 5.9, 5.10, 5.11, 5.17 настоящего регламента.
При формировании РК документа с грифом "Для служебного пользования" делопроизводитель (регистратор) заполняет обязательные поля:
в качестве грифа доступа используется гриф "ДСП";
используется отметка "РК персонифицированного доступа";
к номеру документов с грифом "Для служебного пользования" автоматически проставляется отметка "-ДСП";
в поле "Внутренние адресаты" производится отправка документа делопроизводителю (регистратору) осуществлявшего регистрацию данного документа, для дальнейшего списания в "Дело".
5.19. Порядок регистрации писем-заявок на изготовление временного электронного пропуска для прохода в здание Дома Правительства
Процедура выдачи временного пропуска сотрудникам сторонних и представителям обслуживающих организаций, гражданам, записанным на прием, осуществляется на основании письма-заявки, сформированного в СЭД КБР в Администрации Главы Кабардино-Балкарской Республики, Управлении делами Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики, министерствах, расположенных в здании Дома Правительства, и направленного в адрес "Служба по ЭЗС --", электронным документом.
При оформлении письма-заявки выбирается соответствующая группа документов "ЗАЯВКА на пропуск в Дом Правительства".
Письмо-заявка должно содержать следующую информацию:
Ф.И.О. и должность должностного лица, которое имеет право формировать письмо-заявку о выдаче временного электронного пропуска согласно Инструкции по обеспечению охраны, организации пропускного и внутриобъектового режимов в Доме Правительства Кабардино-Балкарской Республики данное поле заполняется автоматически;
Ф.И.О. посетителя;
дата и время посещения;
кабинет;
цель приема.
СЭД КБР поддерживает режим автоматической передачи документа в соответствии со значениями, установленными в момент регистрации для реквизита РК "Кому" (кому адресован документ).
При отправке документов внутренним адресатам в журнале передачи документа автоматически формируются записи о передаче с указанием признака оригинала, даты и времени передачи.
Отметка о выдаче электронного пропуска для прохода посетителя проставляется сотрудниками бюро пропусков в дополнительных полях РК "Зашел" или "Не зашел".

6. Создание бумажной копии электронного документа

6.1. Информация, содержащаяся в электронном документе, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа, хранящегося в СЭД КБР.
6.2. Бумажная копия электронного документа распечатывается делопроизводителем участника средствами СЭД КБР.
6.3. Бумажная копия электронного документа, используемая для внутреннего документооборота организации, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа с учетом возможных приложений, а также:
номер электронного документа;
штамп, с указанием фамилии, имени, отчества должностного лица - владельца сертификата ЭП, даты и времени подписания электронного документа ЭП.
Образец штампа:



6.4. Штамп размещается на последней странице документа, на которой размещена фамилия должностного лица, подписавшего электронный документ соответствующей ЭП.
6.5. Бумажная копия электронного документа, выдаваемая участником по запросам граждан, участников и других организаций, должна содержать всю информацию из соответствующего электронного документа, а также:
номер электронного документа;
штамп, с указанием фамилии, имени, отчества должностного лица - владельца сертификата ЭП, даты и времени подписания электронного документа ЭП;
собственноручную подпись делопроизводителя, его фамилию и дату создания бумажной копии электронного документа;
печать организации.
6.6. Указанная дополнительная информация размещается на той же стороне листа документа, на которой размещается штамп.

7. Организация поиска документов,
учета и анализа объема документооборота

7.1. Для осуществления поиска документов, зарегистрированных в СЭД КБР, пользователь использует функцию "поиск".
7.2. С помощью функции "поиск", пользователь осуществляет поиск РК документов, зарегистрированных в СЭД КБР, с выбором группы документов, даты или периода регистрации, входящих и исходящих номеров документов, адресатов и других параметров.
7.3. Для осуществления поиска пользователь может использовать как стандартные поисковые запросы, так и создавать свои.
7.4. Пользователь может осуществлять распечатку РК документов и перечней РК документов, найденных в результате поиска по различным критериям.
7.5. По запросу руководителя делопроизводитель может составлять в СЭД необходимые делопроизводственные отчеты. Делопроизводитель в случае необходимости формирует отчет в модуле "Отчетные формы".
7.6. Модуль "Отчетные формы" предназначен для формирования сведений о документообороте, справок-напоминаний, статистических выходных форм, сводок о документах и состоянии их исполнения на основе информации, хранящейся в базе данных системы.
7.7. В модуле "Отчетные формы" осуществляется получение следующих отчетов:
справка-напоминание об исполнении документов - отчет позволяет получить перечень документов, в которых содержатся поручения, подлежащие исполнению до заданной даты контроля в выбранных подразделениях или указанными должностными лицами (по состоянию на текущую дату). Справка формируется на основании данных текущей картотеки либо по данным всех доступных пользователю картотек. Для каждого указанного должностного лица и подразделения формируется отдельный бланк справки;
сводка об исполнении - отчет позволяет получить сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении документов / поручений / пунктов / резолюций. Сводка формируется либо по документам текущей картотеки, то есть в сводке учитываются документы, в которых указаны автор или исполнитель резолюции, приписанные к указанной картотеке, либо по документам всех доступных пользователю картотек (тех картотек, в которых пользователю предоставлено право получения отчетов). Сводка об исполнении контрольных документов может быть следующих видов: обобщенная, сводка по ответственным исполнителям;
сведения о документообороте - отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке;
сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам - отчет предназначен для получения характеристики документооборота по одному или группе корреспондентов (с возможностью получения информации по обращениям граждан) по данным заданной картотеки;
сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами - отчет позволяет получить данные о количестве документов, с которыми работали работники структурных подразделений;
сведения о работе пользователей - отчет предназначен для получения сведений о работе пользователей с РК и РКПД за определенный период времени;
сведения о результатах отправки документов - отчет позволяет получить сведения о результатах отправки документов по электронным каналам связи.
7.8. Дополнительно могут формироваться другие отчеты по заранее разработанным и утвержденным шаблонам.

8. Порядок работы с электронными подписями в СЭД КБР

8.1. Файлы электронных документов, которые создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД КБР, подписываются электронными подписями, выданными аккредитованным удостоверяющим центром.
8.2. Работа с ЭП в СЭД КБР осуществляется пользователями в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. в„– 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон).
8.3. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭД КБР и заверенные ЭП, являются юридически значимыми и считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью в случае соблюдения условий статьи 6 Федерального закона.
8.4. ЭП обеспечивает целостность электронного документа, позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа и установить факт отсутствия искажения информации в документе.
8.5. За месяц до истечения срока действия ЭП ее необходимо заменить в аккредитованном удостоверяющем центре.
Пользователь самостоятельно отслеживает период действия ЭП.
8.6. Подписание электронных документов ЭП осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - электронных носителей с ЭП (e-token, рутокен).
8.7. Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет участник в лице владельца ключа ЭП.

9. Техническая поддержка СЭД КБР

9.1. Служба технической поддержки СЭД КБР (далее - служба технической поддержки) - сервисная служба, обеспечивающая штатное функционирование СЭД КБР. Служба технической поддержки осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об информационной системе электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики.
9.2. Подача обращения пользователя в службу технической поддержки осуществляется устным или письменным способом.
К устному способу относится обращение посредством звонка на единый телефон оператора службы технической поддержки: (8662)40-34-31.
К письменному способу подачи обращения относятся:
1) подача обращения путем направления письма на электронный почтовый адрес оператора службы технической поддержки delo@kbr.ru - для проведения пояснений по возникающим ошибкам, скриншотам;
2) подача обращения путем создания заявки посредством СЭД КБР в адрес "Служба технической поддержки".
9.3. Оформление заявок в службу технической поддержки:
1) заявки в службу технической поддержки оформляются на фирменном бланке участника с ЭП руководителя участника;
2) оформление РК заявки в службу технической поддержки заполняются все обязательные поля РК:
- содержание - в данном поле обязательно указывается номер формы заявки, которую направляют;
- указывается количество листов прикрепленных к РК;
- информация об исполнителе;
- группа документов "Заявка в тех. поддержку (организация)";
3) заявки можно объединять только в том случае если по одной форме заявки проходит несколько пользователей, но между собой формы не объединяются.
В случае выявления незаполнения обязательных полей РК или неправильного заполнения заявки заявка будет возвращена обратно исполнителю с указанием причины отказа.
9.4. Выполнение заявок производится в соответствии с графиком работы технической поддержки. График работы технической поддержки: понедельник - пятница с 09.00 до 18.00 часов, 13.00 до 14.00 часов обеденный перерыв.
9.5. Все заявки, поступившие в службу технической поддержки, разделяются по приоритету выполнения и зонам ответственности специалистов, определяемым оператором технической поддержки по результатам первичного анализа заявки, которые разделены на три уровня:
I уровень - выполнение заявки является стандартным и не требует дополнительной проработки, заявка на смену пароля, разблокировки, добавление корреспондентов;
II уровень - выполнение заявки не является стандартным требует дополнительной проработки технологом: добавление новых пользователей, внесение изменений в учетные записи существующих пользователей, предоставление/исключение прав доступа;
III уровень - выполнение заявки не является стандартным и требует дополнительной проработки технологом: внесение изменений в картотеки, базу данных, реорганизация учреждений, внесение изменений в штатную структуру учреждений;
IV уровень - выполнение заявки технологом, заявка направляется разработчику.





Приложение в„– 1
к регламенту
функционирования системы
электронного документооборота
Кабардино-Балкарской Республики

Образец заявки Форма в„– 1

Министру цифрового развития
Кабардино-Балкарской Республики

И.О. ФАМИЛИЯ

Уважаемый _________________________________!

Прошу подключить _____________________________________ к информационной
(наименование организации)
системе электронного документооборота Кабардино-Балкарской Республики.
Ответственный за внедрение электронного документооборота ______________
__________________________________________________________________________.
(фамилия, имя, отчество, должность, телефон(может быть только
руководитель или курирующий заместитель руководителя))
Прошу также провести обучение:
делопроизводителя-регистратора _______________________________________;
(фамилия, имя, отчество,
должность, отдел, телефон)
ответственных за обучение ____________________________________________.
(фамилия, имя, отчество, должность,
отдел, телефон)

Приложение: 1. Выписка из номенклатуры дел (только индексы, которые
касаются переписки).
2. Штатная структура - это список сотрудников (в табличной
форме с указанием фамилии, имени, отчества, отдела,
должности, контактного телефона) <*>
3. Приказ о назначении ответственных лиц за внедрение
электронного документооборота, делопроизводителя-регистратора.

Руководитель И.Фамилия

исп. Фамилия Имя Отчество,
тел. номер

--------------------------------
<*> Персональные данные не указываются.



Образец заявки Форма в„– 2

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на смену пароля пользователя

Прошу сменить пароль пользователя ____________________________________.
(фамилия, имя, отчество, должность)
Новый пароль сообщить делопроизводителю ______________________________.
(фамилия, имя, отчество,
контактный телефон)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях если пользователь забыл, утерял пароль или вышел срок действия пароля.



Образец заявки Форма в„– 2.1

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на разблокировку пользователя

Прошу разблокировать и сменить пароль учетной записи пользователя _____
____________________________________________.
(фамилия, имя, отчество, должность)
Новый пароль сообщить делопроизводителю _______________________________
(фамилия, имя, отчество,
контактный телефон)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях если пользователь уходит в длительный отпуск или временно отсутствует более полугода.



Образец заявки Форма в„– 3

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в справочник "Пользователи"

Прошу (удалить/заблокировать/добавить) учетную запись пользователя ____
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже,
должность, департамент, отдел)
в справочник "Пользователи".
По результатам пароль и логин сообщить делопроизводителю ______________
_____________________________________________________.
(фамилия, имя, отчество, контактный телефон)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях увольнения, приема на работу, ухода в декретный отпуск или длительный отпуск более полугода.



Образец заявки Форма в„– 3.1

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в справочник "Пользователи"

Прошу внести изменения в учетную запись пользователя __________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже, должность,
департамент, отдел)
перевести на ______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже, должность,
департамент, отдел)
в справочник "Пользователи".

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях изменения должности, перевод с отдела в отдел, изменения фамилии.



Образец заявки Форма в„– 3.2

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в справочник "Подразделения"

Прошу (удалить/добавить) учетную запись сотрудника ____________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже, должность,
департамент, отдел)
в справочник "Подразделения".

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> Это для тех случаев, когда сотруднику не нужна учетная запись, т.е. он не будет работать в СЭД КБР.



Образец заявки Форма в„– 3.3

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в справочник "Подразделения"

Прошу внести изменения в учетную запись сотрудника ____________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже, должность,
департамент, отдел)
перевести на ______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество в именительном, падеже, должность,
департамент, отдел)
в справочник "Подразделения".

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях изменения должности, перевод с отдела в отдел, изменение фамилии для сотрудников неработающих в СЭД КБР.



Образец заявки Форма в„– 4

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в номенклатуру дел / группу документов

Прошу внести в (номенклатуру дел / группу документов) _________________
_______________________________ изменения ________________________________.
(наименование организации) (указать изменения <*>)

Руководитель И.Фамилия

Приложения:
1. Скан-копия утвержденной номенклатуры в формате PDF.
2. Выписка из номенклатуры с указанием статей используемых для
переписки в формате doc или docx.




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> изменения:
- добавитъ/удалить группу документов "(название с примерной нумерацией согласно номенклатуре дел организации)";
- добавитъ/удалить/закрыть заголовок дела "(выписка из номенклатуры дел организации в табличной форме)";
- переименовать группу документов "название" на "название".



Образец заявки Форма в„– 5

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на внесение изменений в справочник "Подразделения"

Прошу внести изменения в справочник "Подразделения" ___________________
_________________________________ в связи с изменениями в штатной структуре
(указать вид изменения)
_________________________________________________.
(наименование организации)

Приложения: 1. Штатная структура - список сотрудников (в табличной
форме с указанием фамилии, имени, отчества, отдела,
должности, контактного телефона) <*>.

Руководитель И. Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> персональные данные не указываются
<*> вид изменений:
- переименование отдела, департамента, организации (например, отдел информационных услуг переименовать в отдел электронных услуг с сохранением должностей и численности сотрудников отдела).



Образец заявки Форма в„– 6

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на изменения прав доступа пользователя

Прошу ___________________________ право _______________________________
(предоставить / отменить) (выбрать необходимое право
___________________________________________________________________________
визирования, подписания, ввода резолюций, ввода проектов резолюций,
контроля исполнения поручений (за Ф.И.О. должность), доступ к кабинету
(указание ФИО владельца кабинета), права регистратора (с указанием права и
настройки модуля МЭДО), ЭП и шифрование, поиска документов)
для ______________________________________________________________________.
(фамилия, имя, отчество, должность, департамент, отдел)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер



Образец заявки Форма в„– 7

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на добавление внешнего корреспондента

Прошу добавить в справочник "Внешние корреспонденты":
___________________________________________________________________________
(для добавления граждан - фамилия, имя, отчество (полностью в
именительном падеже), адрес, контактный телефон, e-mail; для добавления
организаций - полное название организации, сокращенное название
организации, фамилия, имя, отчество, должность руководителя
организации, адрес организации)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> Сокращения каких-либо данных по желанию регистратора не допускаются! Сведения должны быть направлены точно в том виде, которые были представлены в организацию. (ЭП руководителя не нужно! Заявка отправляется ТОЛЬКО в формате doc и docx на фирменном бланке).



Образец заявки Форма в„– 8

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на предоставление временного права доступа к кабинету

Прошу (добавить/активировать/заблокировать) учетную запись пользователя
__________________________________________________, исполняющий обязанности
(фамилия, имя, отчество в именительном падеже)
_______________________________________ на период с _________ по __________
(должность владельца кабинета)
в связи с отсутствием ____________________________________________________.
(основного владельца кабинета должность,
фамилия, имя, отчество владельца кабинета)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> В случаях временного возложения обязанностей при отсутствии основного сотрудника, указывается с какого числа и по какое число возлагаются обязанности.



Образец заявки Форма в„– 9

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на передачу документов

Прошу передать документы, находящиеся у _______________________________
(от кого - фамилия, имя,
отчество, должность)
- _________________________________________________.
(кому - фамилия, имя, отчество, должность)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер



Образец заявки Форма в„– 10

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на редактирование РК документа

Прошу отредактировать РК документа ____________________________________
(номер, дата и название группы
документов)
______________________________________________.
(указывается, что и на что меняется)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> Если необходимо заменить файл, то необходимый файл прикрепляется к РК заявки.



Образец заявки Форма в„– 11

В службу технической
поддержки СЭД КБР

Заявка
на удаление документов

Прошу удалить документ _______________________________________________.
(номер, дата и название группы документов)

Руководитель И.Фамилия




исп. Фамилия Имя Отчество
тел. номер

--------------------------------
<*> Если документ необходимо удалить по причине дублирования, то необходимо в поле "Примечание" РК указать номер основного документа, ошибочно представленной неверной информации.





Приложение в„– 2
к регламенту
функционирования системы
электронного документооборота
Кабардино-Балкарской Республики

Примеры заполнения
краткого содержания документа в поле "Содержание"

Краткое содержание документа должно полностью отражать суть документа. Вводимый текст не должен сокращаться, за исключением общепринятых сокращений.
Например:
О проведении 29 мая 2019 г. в г. Москве Всероссийского практического семинара "Эффективная правовая защита медицинских учреждений". Приглашение принять участие.
Представлена информация о результатах деятельности Отделения Пенсионного фонда России по КБР в 2018 году.
Просьба до 5 ноября 2019 г. представить замечания и предложения к проекту закона КБР "О признании утратившим силу Закона КБР "О запрете на территории КБР деятельности по организации и проведению азартных игр".

Примеры заполнения отчета о ходе и результатах
исполнения контрольного поручения
в поле "Отчет об исполнении"

Информация об исполнении заносится в виде текстового отчета и "связки" с документом, который является ответом на поручение и зарегистрированным в системе.
Например:
Представлена информация Мусукова А.Т. на имя Кокова К.В. (исх. в„– 20-2-4/510 от 10.09.2019) с проектом письма на имя Иванова С.Б.
Представлен ответ Хубиева М.Б. (исх. в„– 23-2/302 от 01.02.2019) с копией письма на имя Каграманяна И.Н. за подписью Кауфова А. (исх. в„– 23-2/301 от 01.02.2019).
Представлена информация Журавлева А.И. (исх. в„– 05-07/214 от 10.02.2019) на имя Кодзокова М.М. по п. 4, 7 протокола совещания у Главы КБР от 14.01.2019 в„– КК-1пр.





Приложение в„– 3
к регламенту
функционирования системы
электронного документооборота
Кабардино-Балкарской Республики

ПРАВИЛА
РАБОТЫ СО СПРАВОЧНИКАМИ
"СПИСОК ОРГАНИЗАЦИЙ" И "ГРАЖДАНЕ"

Справочники "Список организаций" и "Граждане" используются при заполнении полей "Корреспонденты", "Адресаты" РК документа, при формировании поисковых критериев, а также при заполнении информации о внешних исполнителях поручения.
При заполнении полей "Корреспондент"/"Адресат" необходимо:
убедиться в том, что сведения об организации/гражданине, которые необходимо добавить в поле "Корреспондент"/"Адресат", отсутствуют в справочнике "Список организаций". При поиске организации по справочнику рекомендуется использовать ключевые слова в наименовании организации;
в случае отсутствия сведений о необходимой организации/гражданине в справочнике необходимо внести в заявку имеющиеся данные для дальнейшей передачи в службу технической поддержки.
При добавлении в справочник организаций сведений о новой организации следует руководствоваться следующими правилами:
1. В поле "Название" заносится информация об организационно-правовой форме, полном и сокращенном наименовании.
Например: ОАО "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД").
Организационно-правовая форма указывается сокращено.
Например: ФГБОУ ВПО "Уральская государственная юридическая академия" (ФГБОУ ВПО "УрГЮА").
Полное наименование организации указывается без сокращений в "простых кавычках".
Например: ФГУЗ "Федеральный центр гигиены и эпидемиологии".
Сокращенное наименование указывается в скобках после полного названия.
Например: Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы в„– 16 по Санкт-Петербургу (МИФНС в„– 16 по Санкт-Петербургу).
2. Наименование органов государственной власти, судебных органов, подразделений Пенсионного фонда России, военных комиссариатов и т.д. указываются без кавычек.
Например: Федеральное космическое агентство (Роскосмос).
3. Для крупных организаций допускается указание департаментов, управлений и пр.
Например: Министерство образования и науки РФ (Минобрнауки России), Департамент развития приоритетных направлений науки и технологий.
4. В поле "Название" не указываются должности представителей организации. Информация о должностных лицах организации заносится в раздел "Представители" карточки организации. В разделе "Ф.И.О." сначала указывается фамилия, а затем инициалы должностного лица. Например: Семенов Н.К.
В разделе "Должность" указывается только должность без указания наименования отдела, управления, департамента, в котором работает должностное лицо (наименование структурного подразделения указывается в разделе "Подразделение".
5. В полях "Индекс" и "Город" указывается соответственно почтовый индекс организации и ее местоположение (название города указывается без сокращений и без буквы "г.").
6. В поле "Адрес" указывается юридический и/или фактический (при наличии) адрес организации.
При добавлении в справочник граждан сведений о гражданине следует руководствоваться следующими правилами:
1. В поле "Фамилия" вносятся полные фамилия, имя и отчество гражданина, если данная информация содержится в обращении. В остальных случаях указывается фамилия и инициалы гражданина.
Например:
Иванов Иван Петрович
Иванов И.П.
2. Остальные поля карточки гражданина заполняются в соответствии со сведениями, предоставленными гражданином (почтовый адрес, номер телефона, e-mail).


------------------------------------------------------------------